経営お役立ちPick

会社の将来のためにやるべき業務が見えていますか?業務の棚卸しが成功の秘策!

前回のお話では、小規模サロンでもハサミを置いて経営に専念するためには、経営者がやるべき業務のうち4%の仕事を見極めなければいけないことをお伝えしました。 これで大半以上の仕事については、他のスタッフに任せられることもお分かりいただけたのではないでしょうか。 今回は、経営者がやるべき4%の仕事をどのように洗い出し、精査していくべきなのかについてお伝えしたいと思います。  

時間管理マトリックスで業務を洗い出そう

経営者がやるべき4%の業務とは一体なんでしょうか。 これを導き出すために、あなたの「業務の棚卸し」をしていきましょう。 行動リストによくあるTO DOリストでは、重要度や緊急度が分かりづらく、本当にやらなければいけないことは見えてきません。 ここでは、重要度を縦軸に、緊急度を横軸にした「時間管理マトリックス」にすべての業務を書き出していきましょう。 この「業務の棚卸し」で、あなたのやるべき「4%業務®︎」を導きだすことができます。
そしてこの時間管理マトリックスの右上に配置されている「将来のためにやること」にリストアップされた項目こそが、経営者のやるべき4%の業務なのです。  

時間管理マトリックスの4つの項目とは?

時間管理マトリックスの4つの項目それぞれの領域に入る仕事例について、詳しく見ていくことにしましょう。   将来のためにやること(最重要事項) 時には、重要度も緊急度も高い「やらなければ損失が起きること」を優先させることもありますが、基本的には将来を作るための時間を確保するべきです。
  • マーケティング
  • 人材育成
  • 戦略・戦術づくり
  • リスク管理
  残りの3つの項目も見ていきましょう。 やらなければ損失が起きること(損失を次に発生させないように考える)
  • クレーム処理
  • 業務トラブルへの対応
日常的に処理すること(人に任せることがベスト)
  • 電話・メール対応
  • 来客対応
その時間だけ楽しむこと(発生させない)
  • 付き合いの飲み会
  • ネットサーフィン
  上記の項目についても経営者ならばやらないわけにはいかないものですが、時間を減らすことならできるかもしれません。 そのための3つのアプローチがありますのでご紹介します。  
  • なるべく短時間で済ませる
  • 人に任せられるところは任せる
  • 支障がないなら思いきってやめてしまう
 

まとめ

経営者がやらなければいけないことは、「自分がやらないこと」を選ぶこと。 今まで自分がやっていたことを人に任せるのは勇気がいることかもしれませんが、任せたことによってスタッフが成長する場合もあります。 思いきって人に任せて、あなたの仕事を精査しましょう。 ここまでの作業で、あなたの「4%業務®︎」、さらには課題を導きだすことができたでしょうか? 次回は、会社の将来を作るための課題をどのように達成していくのか、そのスケジュール法までお伝えしたいと思います。   ※「4%業務®︎」はひみつきちJ株式会社の登録商標です。 参考書籍:脱・職人経営 鈴木 和敏 著   関連記事 小規模サロンでもハサミは置ける!経営に専念して利益を上げるために必要な条件